Un vol est un incident qui peut rapidement entraver le succès de votre entreprise, et il peut se présenter sous plusieurs formes. Vous croyez peut-être que vos employés ont les intérêts de votre entreprise à cœur; or, ce n’est pas toujours le cas. Et malheureusement, une confiance aveugle peut mener à des pertes importantes.
Les vols commis par les employés sont une réalité qui touche les propriétaires de petite entreprise de divers secteurs. Lorsque vous pensez à un vol, l’image de cambrioleurs masqués brisant votre vitrine ou enfonçant votre porte pour s’emparer de vos biens vous vient peut-être en tête. Toutefois, la plus grande menace pourrait venir de l’intérieur. Alors, que pouvez-vous y faire? Beaucoup de choses.
Tentez de mettre un frein à la malhonnêteté des employés de la même façon que vous le feriez avec un autre type de risque, c’est-à-dire en adoptant une stratégie proactive. Commencez par connaître les circonstances favorisant la malhonnêteté des employés afin de savoir quelles mesures pourraient contribuer à la prévenir.
À quelle fréquence les vols par les employés sont-ils commis?
Les vols commis par les employés sont probablement plus courants que vous le croyez, car ils peuvent prendre diverses formes, comme le vol de marchandises et d’argent ou encore la contrefaçon et le vol de données. L’équipement et les stocks de votre entreprise peuvent être ciblés par les criminels, tout comme les biens de vos clients.
En fait, les vols commis par les employés coûtent environ 1,4 milliard de dollars chaque année aux entreprises canadiennes, selon le Conseil canadien du commerce de détail, un organisme à but non lucratif qui représente plus de 45 000 détaillants partout au Canada.
Et ce n’est pas tout : la quantité de marchandises volées par les employés pourrait également vous préoccuper. Une étude menée en 2012 par l’Association of Certified Fraud Examiners a révélé que 25 % des fraudes à l’interne causent en moyenne des pertes d’un million de dollars. De plus, selon le Conseil canadien du commerce de détail, les employés volent en moyenne 2 500 $ en argent ou en biens à leur employeur avant de se faire prendre, alors que pour les clients, le montant s’élève plutôt à environ 175 $. Habituellement, ces 2 500 $ ne sont pas volés en une seule fois, mais sur une plus longue période. De plus, le conseil croit que près de 566 000 vols commis par les employés passent inaperçus chaque année.
Les employés volent en moyenne 2 500 $ en argent ou en biens à leur employeur avant de se faire prendre, alors que pour les clients, le montant s’élève plutôt à environ 175 $.
Quelles mesures pouvez-vous prendre pour dissuader les employés de commettre des vols?
Vous n’avez qu’une paire d’yeux et ne pouvez être qu’à une seule place à la fois, ce qui signifie que vous n’êtes pas en mesure de surveiller toutes les activités dans votre entreprise. Toutefois, un plan adéquat et des mesures préventives appropriées sont vos meilleurs alliés pour protéger votre entreprise contre les menaces internes.
Voici 10 conseils pour contribuer à protéger votre entreprise contre les vols commis par les employés :
- Mettez en place un programme de vérifications préalables à l’emploi.
Vérifiez, revérifiez et vérifiez de nouveau. Votre programme devrait inclure la vérification des références, mais il pourrait également comprendre la vérification du casier judiciaire et de la solvabilité, selon le poste à pourvoir.
- Rédigez des règles de sécurité.
Les programmes de sécurité ne sont efficaces que s’ils sont clairs et complets. Les règles de sécurité devraient énoncer la politique d’intervention de l’entreprise en cas de vol commis par un employé.
- Tirez parti de programmes des Ressources humaines.
Votre équipe des RH peut être une ressource très utile, et pas seulement pour l’embauche d’employés. Demandez-lui de l’aide pour élaborer un programme qui contribuera à renforcer la loyauté des employés et à faire concorder leurs objectifs avec ceux de l’entreprise.
- Rendez les marchandises et les biens de l’entreprise difficiles à voler.
Plus l’obstacle est grand, moins les voleurs auront tendance à mettre leur plan en action. Vous pouvez utiliser différentes tactiques contre le vol comme entreposer vos marchandises dans un endroit verrouillé ou installer un système de surveillance vidéo.
- Établissez des procédures de contrôle.
Mettez en place des contrôles relatifs aux paiements à partir de la petite caisse, aux dépôts bancaires, aux retraits, à l’émission de chèques, à la paie, aux rapprochements bancaires et au paiement de factures.
- Assurez-vous qu’aucun employé n’est responsable de toutes les étapes d’une opération financière.
Séparez les responsabilités et les tâches liées à une même opération financière entre plusieurs employés. Vous pouvez aussi organiser les tâches de manière à ce que le travail de tout employé soit vérifié par un autre employé.
- Effectuez des vérifications régulières et aléatoires des stocks.
En surveillant vos stocks de près, vous serez en mesure de cibler plus rapidement les problèmes. Songez à mettre en place un programme pour gérer les vérifications de stocks.
- Surveillez les lieux au moyen d’un système de surveillance par télévision en circuit fermé (TVCF).
Si vous pouvez investir dans des mesures de sécurité plus poussées, pensez à installer un système de vidéosurveillance. Si vous optez pour un système TVCF, assurez-vous de garder en tête toute exigence légale en matière de protection de la vie privée.
- Vérifiez les registres de marchandises.
Vérifiez que toutes les marchandises reçues et celles à expédier correspondent aux factures d’achat et aux documents d’expédition, respectivement.
- Soyez sociable et sympathique.
Lorsque vous tissez des liens avec vos employés, vous établissez les bases d’une relation respectueuse. Interagissez avec vos employés en prenant de leurs nouvelles régulièrement de façon sincère et attentionnée. Rapidement, vous récolterez les fruits d’un bon environnement de travail!
La préparation et la protection entraînent la paix d’esprit
Comme le dit l’adage, « mieux vaut prévenir que guérir ». Toutefois, même en prenant toutes les précautions nécessaires pour éviter que les employés commettent des vols, il se pourrait que vous en soyez victime. Voilà pourquoi il est important de vous doter d’une assurance adéquate, pour que vous soyez couvert si les choses devaient mal tourner. Regardez attentivement ce que nos polices d’assurance des petites entreprises peuvent faire pour votre entreprise.
