Comme entrepreneur, votre emploi du temps chargé et les projets complexes qui vous occupent peuvent rendre difficile la tenue à jour des divers papiers, documents et contrats. Il est important de conserver une trace écrite de votre travail et de faire preuve de diligence raisonnable. En conservant tous vos documents de travail en ordre, vous montrez que vous traitez votre entreprise, vos clients et vos sous-traitants de manière responsable. Des dossiers bien tenus peuvent aussi avoir de l’importance pour votre compagnie d’assurance lorsqu’elle évalue votre entreprise ou lorsque vous lui présentez une demande d’indemnisation.
Pourquoi les dossiers de l’entrepreneur sont-ils importants lors de l’achat d’une assurance?
Les souscripteurs peuvent souhaiter avoir accès à tous les documents de l’entreprise qui leur permettent d’avoir une vue d’ensemble afin d’évaluer correctement vos besoins en matière d’assurance. Lorsqu’ils examinent votre entreprise, ils veulent s’assurer qu’ils identifient et classent correctement vos risques. Comprendre les coûts et les activités de votre entreprise aide le souscripteur à s’assurer que vous obtenez les bonnes garanties et les bons montants d’assurance pour protéger adéquatement votre entreprise.
Les entreprises qui ne disposent pas d’une documentation suffisante peuvent être rejetées parce que leur profil de risque n’est pas connu. En général, les entreprises qui font preuve de diligence raisonnable en prenant les mesures nécessaires pour documenter correctement leur travail montrent qu’elles ont de bonnes pratiques de gestion et qu’elles sont organisées. Les assureurs peuvent préférer ce type d’entreprise de construction puisqu’elles sont souvent plus prospères et ont de meilleures pratiques de gestion des risques.
Pourquoi les dossiers de l’entrepreneur sont-ils importants en cas de sinistre?
Les demandes d’indemnisation des entreprises de construction peuvent avoir trait à des pertes liées à des poursuites en responsabilité civile. Dans plusieurs de ces cas, l’entrepreneur est accusé de négligence après qu’un incident se soit produit et qu’un bien ait été endommagé. Pouvoir fournir la documentation nécessaire peut être utile si votre entreprise de construction est tenue, à tort, responsable d’un incident.
Il incombe à l’entrepreneur d’obtenir, de conserver et de rendre facilement accessibles ses dossiers. La raison est simple : sur un chantier, plusieurs entrepreneurs et sous-traitants peuvent travailler en même temps et sans la documentation appropriée, vous risquez d’être tenu responsable de travaux qui n’ont pas été effectués par vous ou par vos employés ou des dommages connexes.
Documentation et procédures relatives à la tenue de dossiers de l’entrepreneur
Si vous ne l’avez pas encore fait, vous devriez élaborer des procédures de documentation et d’archivage adaptées à vos activités ou services de construction. Une fois les procédures en place, il est tout aussi important de veiller à ce que tous les directeurs, superviseurs, chefs de chantier et ouvriers comprennent et suivent ces procédures. Offrir une formation sur les procédures de conservation des documents à vos employés, vous assurer qu’ils les comprennent et leur en remettre une copie constitue une bonne pratique d’entreprise.
Pour les travaux de construction, les documents qui peuvent être obtenus et conservés dans le cadre de votre procédure de documentation comprennent les suivants :
- Appels d’offres et estimations
- Contrats ou commandes de travaux
- Obligation d’exécuter le travail à accomplir
- Formulaires d’inspection du site
- Vérification des travaux achevés
- Documentation sur les matériaux livrés sur le chantier
- Documentation liée à l’évaluation des risques
- Certificats d’assurance de vos sous-traitants
Assurez-vous d’avoir la protection nécessaire
Malgré tous vos efforts de planification et de préparation, les choses peuvent tout de même mal tourner. C’est pourquoi il est essentiel d’avoir la bonne protection. Pour en savoir davantage sur les façons dont une assurance peut vous aider à protéger votre entreprise et vos finances, consultez dès aujourd’hui notre page consacrée à l’assurance des entreprises du secteur de la construction.
Le présent billet de blogue est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.
