Tant les entrepreneurs que les propriétaires de petite entreprise et les dirigeants de grande entreprise doivent se préoccuper de leur plan de continuité des activités. Pourquoi? Parce que les risques de pertes d’exploitation sont partout et se multiplient à mesure qu’évoluent les technologies et les interdépendances entre les industries.
Vous vous dites peut-être que quelques jours d’interruption n’auront pas une grave incidence sur l’essentiel de vos activités, mais vous pourriez avoir à déployer beaucoup d’efforts avant de retourner à la normale. Sans plan de continuité, votre entreprise pourrait devoir interrompre ses activités beaucoup plus longtemps que vous l’auriez souhaité. Pouvez-vous vous permettre une telle pause? Malheureusement, la plupart des entreprises ne le peuvent pas.
Qu’est-ce que la continuité des activités?
En gros, planifier la continuité des activités, c’est se préparer au pire. Il s’agit d’élaborer une marche à suivre en cas d’urgence – ce que certains propriétaires d’entreprise négligent parfois. Que feriez-vous s’il y avait une panne d’électricité? Comment vous remettriez-vous d’une cyberattaque? Êtes-vous bien préparé aux catastrophes naturelles? Comment votre entreprise réagirait-elle à une pandémie? Ce n’est là qu’un échantillon des questions qu’il faut vous poser pour mettre au point votre plan de continuité des activités pour l’année à venir.
Commencez par une analyse de vos activités
« Une bonne planification de la continuité des activités et de la reprise après sinistre peut aider les entreprises, explique Fred Muldowney-Brooks, directeur principal, Logistique du Service de prévention de la Corporation financière Northbridge. Il faut d’abord se demander : “Si je subissais un sinistre demain, qu’est-ce que je ferais?” Ensuite, on détermine les étapes précises à suivre pour que l’entreprise soit en mesure de poursuivre ses activités. »
Il y a trois angles sous lesquels examiner votre entreprise : les finances, l’exploitation et le marketing. D’abord, il faut calculer le coût exact du sinistre pour votre entreprise. Sans assurance adéquate, vous pourriez devoir assumer ce montant en entier.
Examinez votre assurance
« Bien des propriétaires de petite entreprise placent l’assurance au bas de leurs priorités en raison d’un manque de temps, de ressources et d’argent. Or, les entreprises qui n’ont pas de plan sont mal préparées à réagir en cas d’urgence – ce qui leur coûte temps et argent. L’assurance est donc essentielle pour bâtir une stratégie efficace de continuité des activités », poursuit M. Muldowney-Brooks.
Ensuite, il vous faudra trouver un moyen de poursuivre vos activités pour éviter d’aggraver votre perte financière. C’est en temps de crise que l’assurance contre les pertes d’exploitation prend toute son importance, car elle est précisément conçue pour vous aider à rester en activité à la suite d’une telle situation. Enfin, vous devrez établir un plan de communication proactif pour protéger la réputation de votre entreprise. (Vous ne voulez pas perdre la confiance et la loyauté de vos clients, n’est-ce pas?)
Les principaux risques pour les entreprises
Les catastrophes arrivent partout, sans avertir. Si vous exploitez une petite entreprise, vous disposez probablement d’une marge d’erreur assez mince et vous pourriez ne pas réussir à vous remettre d’un incident majeur. Voici quelques-uns des risques à considérer :
Les incendies
Les incendies sont courants et représentent un danger plus que jamais. Ils peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les entreprises de toutes les sortes. Afin de maîtriser votre risque d’incendie, répondez d’abord aux questions suivantes :
- Vos employés sont-ils adéquatement formés pour la manipulation et l’utilisation d’équipement et de combustibles pouvant causer des incendies, des dommages matériels ou des blessures graves?
- Vos installations sont-elles dotées de matériel de protection contre l’incendie, comme des extincteurs et des avertisseurs de fumée?
Catastrophes naturelles
« Je place souvent les catastrophes naturelles vers le sommet de la liste, car on considère souvent ce risque comme le moins probable, ce qui n’est pas toujours le cas. Les catastrophes doivent être dans la mire des propriétaires de petite entreprise », prévient M. Muldowney-Brooks. L’incendie n’est pas le seul phénomène naturel qui peut provoquer de graves dégâts pour votre entreprise. Pensons notamment :
- aux inondations;
- aux tremblements de terre;
- aux tornades;
- aux ouragans;
- aux avalanches.
À quelle distance vous trouvez-vous de cours d’eau importants, de montagnes, de lignes de faille ou d’un littoral? La probabilité que ces catastrophes surviennent dépend de votre proximité aux éléments qui les causent. Vous devez donc savoir comment réagir à celles qui pourraient frapper votre entreprise. Si votre petite entreprise est assurée contre les catastrophes naturelles, prenez le temps de voir ce que couvre effectivement votre assurance. Si vous y trouvez des lacunes, c’est peut-être le temps de revoir vos assurances. Voici quelques points importants à évaluer :
- Si vous ne pouviez réintégrer les lieux, où pourriez-vous installer temporairement votre entreprise?
- Votre personnel connaît-il le protocole à suivre en cas de catastrophe naturelle?
- Les renseignements sur vos employés sont-ils placés dans un endroit sûr où vous pourriez les récupérer après une catastrophe?
- Avez-vous sous la main un modèle de communication à transmettre à vos clients dans l’éventualité où vous ne pourriez respecter vos engagements?
Pandémies
Même si cela se produit rarement, lorsqu’une maladie contagieuse frappe, comme dans le cas d’une pandémie, votre entreprise pourrait être forcée d’interrompre ses activités. Il existe de nombreuses mesures qui peuvent vous aider à protéger vos employés, vous-même et votre rentabilité. En voici des exemples :
- Désignez un coordonnateur ou une équipe responsable qui aura des responsabilités et un rôle précis aux fins de la préparation et de la planification des interventions en cas de pandémie.
- Dressez un plan de communications d’urgence et revoyez-le périodiquement. Votre plan doit faire mention des personnes à joindre (et de leurs remplaçants), de la chaîne de communication (y compris les fournisseurs et les clients) ainsi que des processus de suivi et de communication de nouvelles sur l’entreprise et les employés.
- Assurez-vous de garder vos espaces de travail propres et hygiéniques. Veillez à désinfecter régulièrement les surfaces (y compris les bureaux et les tables) et le matériel de travail (comme les téléphones).
- Insistez sur l’importance de se laver les mains souvent et avec soin. Veillez à ce que vos employés aient accès à des endroits où se laver les mains avec de l’eau et du savon.
- Dites à vos employés et à vos sous-traitants de consulter les avis de voyages nationaux avant d’entreprendre un voyage d’affaires.
- Demandez à vos employés de rester chez eux s’ils ne se sentent pas bien. C’est important pour leur bien-être et celui des autres.
- Instaurez des politiques de travail souples (comme le télétravail) et des horaires flexibles (comme des quarts de travail décalés).
Pannes d’électricité
C’est l’un des risques qui touchent le plus couramment les entreprises. Par exemple, une tempête violente pourrait vous priver d’électricité durant quelques heures. Dans les cas plus graves, la panne pourrait durer plusieurs jours. Quand le Québec a été balayé de vents forts, de nombreuses habitations et entreprises ont perdu le courant pendant un bon bout de temps. Voilà qui peut poser des problèmes, comme :
- l’interruption du chauffage ou de la climatisation;
- le mauvais fonctionnement des panneaux ou des compteurs électriques;
- l’arrêt de tous les appareils électroniques, y compris les machines, les caisses enregistreuses, les ascenseurs, les systèmes de diagnostic, les chaudières, les compresseurs, les congélateurs, les fours et d’autres appareils importants.
Si votre entreprise, comme bien d’autres, ne peut se passer d’électricité, il peut être judicieux d’ajouter l’achat d’une génératrice de secours à votre plan de continuité des activités. « Veillez à maintenir la formation de votre personnel sur la procédure à suivre en cas de panne de courant, et gardez les coordonnées d’un électricien à portée de main », conseille M. Muldowney-Brooks.
Cyberattaques
Les cyberattaques contre les petites entreprises sont toujours en hausse, et les pirates informatiques raffinent plus que jamais leurs techniques. Comme il est de plus en plus difficile de repérer ces tentatives et par conséquent de contrer les attaques, il est essentiel de préparer un solide plan d’intervention en cas d’atteinte. Les cyberincidents peuvent être causés par de nombreux facteurs, par exemple :
- l’attaque d’un virus ou d’un maliciel;
- un vol de matériel informatique;
- une défaillance du système de TI ou de communication;
- un problème dans la salle des serveurs;
- l’installation imprévue d’un correctif ou d’une mise à jour.
Comme les appareils mobiles gagnent en popularité au travail, M. Muldowney-Brooks nous met en garde : « On pense souvent aux conséquences possibles de l’hameçonnage, des virus et des maliciels sur nos ordinateurs portables et de bureau, mais les appareils mobiles sont désormais aussi une menace pour notre cybersécurité. Les employés ont l’habitude de se connecter aux serveurs et aux réseaux internes de l’entreprise depuis leurs cellulaires et leurs tablettes, qui deviennent alors des portes d’entrée pour les pirates vers votre petite entreprise. »
Sachez toutefois qu’il existe des mesures à prendre pour vous remettre d’une cyberattaque ou d’une fuite de renseignements. En mettant au point votre plan de continuité des activités et de reprise après sinistre, M. Muldowney-Brooks vous recommande de songer aux questions suivantes :
- Vos ordinateurs et vos appareils de point de vente sont-ils équipés d’un antimaliciel et d’un antivirus?
- Savez-vous ce que couvre votre garantie ou votre assurance en matière de bris ou de vol d’équipement?
- Connaissez-vous votre type d’assurance contre les cyberrisques?
- Avez-vous dressé la liste des marques et des modèles précis des appareils et des technologies utilisés dans votre entreprise?
- Avez-vous sauvegardé toutes vos données importantes (facturation, comptabilité, contrats, etc.) sur un serveur de l’entreprise, un lecteur partagé, le nuage ou un disque dur externe?
Vol
Si ce risque paraît évident pour les propriétaires d’entreprise, il n’en est pas moins important d’inclure dans votre plan de continuité des activités des mesures précises pour prévenir de nombreux types de crime. Le vol en est un majeur : si l’équipement qui vous est indispensable se faisait voler, comment poursuivriez-vous vos activités? Combien de temps faudrait-il pour le remplacer? Votre assurance couvre-t-elle sa valeur à neuf? Voici quelques autres facteurs dont il faut tenir compte :
- En présence d’une personne non autorisée, vos employés sauraient-ils comment réagir et comment se protéger?
- Avez-vous un système de sécurité en place, comme des caméras de surveillance, des alarmes, des zones verrouillées et des gardes de sécurité?
- En cas de vol d’ordinateur, seriez-vous en mesure de verrouiller ou d’effacer les renseignements confidentiels à distance?
La gestion des risques demande des efforts continus
Chaque entreprise est unique et les risques auxquels elle est exposée le sont tout autant. En préparant un plan détaillé et exhaustif de continuité des activités et de reprise après sinistre, vous vous assurez de retomber rapidement sur vos pieds dans l’éventualité où vous subiriez un sinistre. Pour en savoir plus sur les pratiques de gestion des risques, visitez la page de notre Service de prévention dès aujourd’hui!
